X
 
 

Prosjektoppfølging og dokumenthåndtering med Office 365

Har du allerede investert i Office 365, så ligger digitaliseringsverdenen for dine føtter. Office 365 består i hovedsak av e-post serveren Exchange, Skype for business og forretningssystemet SharePoint. 

SharePoint er et forretningssystem som kan tilpasses dine arbeidsprosesser, slik at du kan automatisere og forenkle administrative oppgaver . Gjennom mange prosjekter har vi sammen med våre kunder identifsert en rekke prosedyrer som egner seg godt til automatisering. 

SharePoint er kjent for å være det ultimate systemet for å håndtere dokument. Her har du versjonskontroll, rettighetskontroll, tilgang fra internett, gode systemeringsmuligheter tagging med metadata, dokumentsett osv. 

Vi har gjennom mange prosjekt definert en beste praksis sammen med våre kunder for hvordan man kan jobbe med prosjektdokument i SharePoint. SharePoint er ikke laget for rene mappestrukturer. En kombinasjon av mapper og metadata vil gjøre dokument enkelt å arkviere og gjennfinne når du har behov for det. 

I dag skal vi se på hvordan du kan automatisere og forenkle prosjekthåndteringen og prosjektdokumentasjonen. 

Ved å aktivere vår tilpassing av SharePoint vil prosjektlisten kunne se ut som under. Kundenavn er oppslag mot en kundeliste, mens prosjektleder er oppslag mot brukerdatabasen til Office 365 (alle som har e-post i Office 365) 

Da er det vanlig at man lager visninger som filtrerer basert på status, eller basert på prosjektleder. Da vil de som jobber med salg kunne se alle tilbudene som er ute. Prosjektledere vil kunne filtrere bort alt som ikke er av interesse og kun se de prosjektene de har ansvaret for.

 

 

Ved å klikke på Rediger-knappen til prosjektet så kan du få opp følgende skjema. Øverset på prosjektbildet ser du hvor i prosessen prosjektet er. Til høyre har du dokumenter kategorisert i egendefinerte kategorier. Selvvalgt prosjektdata ligger til høyre i skjermbildet under. 

 

Erfaringsmessig kommer og går mange av prosjektdokumentene via e-post (Outlook). For å strømlinjeforme dokumentflyten har vi prosjektlisten og prosjektdokumentene tilgjengelig i SharePoint i en Outlook- sidebar. De aktive prosjektene, tilbudene og eller ordrene ligger lett tilgjengelig. Når du får nye dokumenter i en e-post kan du bare dra vedlegget eller e-posten fra Outlook inn i sidebaren. 

Ønsker du å sende et vedlegg fra et prosjekt, finner du vedlegget enkelt i strukturen til sidebaren og drar dokumentet inn i e-posten. 

 

Vips har du god oversikt og struktur over prosjekter og dokumentene tilknyttet prosjektene. 



Ønsker du å få tilsendt e-post når vi legger ut artikler av samme type?

*indicates required

SNAKK MED OSS

FRODE RESSEMFORRETNINGSUTVIKLER

frode@ramvik.no
922 25 158

RUNE NORDSKAGSHAREPOINT-ARKITEKT

rune@ramvik.no
971 52 459

 

 

 

KONTAKT OSS